ALUMNİ ORGANİZASYON DERNEĞİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

ALUMNİ ORGANİZASYON TRAVMA DERNEĞİ (AODER) AYDINLATMA METNİ

Alumni Organizasyon Travma Derneği (“AODER” veya “Dernek”) olarak; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat uyarınca, tüzüğümüzde belirtilen AO prensiplerini yaygınlaştırma ve eğitim faaliyetlerimiz kapsamında işlediğimiz kişisel veriler hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

Derneğimiz tarafından kişisel verileriniz; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli ve meşru amaçlar için, tüzüğümüzün 3. maddesindeki eğitim ve bilimsel gelişim hedefleriyle bağlantılı ve ölçülü bir şekilde işlenmektedir.

Veri Sorumlusu Bilgileri

Alumni Organizasyon Travma Derneği (AODER)

Adres: Bayraktar Mah. İkizdere Sok. No:21/12 Gaziosmanpaşa – Çankaya / Ankara

Kişisel Verilerinizin İşlenme Şartları

Kişisel verileriniz, KVKK’da yer alan ve aşağıda belirtilen şartlardan en az birine dayalı olarak işlenmektedir:

·       Açık rızanızın bulunması.

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızanızı açıklayamayacak durumda bulunmanız halinde sizin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
• Veri işlemenin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgi olması,
• Derneğimiz hukuki yükümlülüğünün yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verinin tarafınızdan alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, meşru menfaatlerimiz için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Yasal zorunluluklar dışında, özel nitelikli kişisel veriler KVKK 6.maddesi ile mevzuata uygun olarak ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği idari ve teknik tedbirler alınarak işlenebilmektedir.

İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşleme Amaçları

1. Üyeler ve Üye Adayları

·       Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik no, imza vb..

o   Amaç: Dernek üyeliğine ilişkin mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, ilgili defter ve kayıtların tutulması, Dernek faaliyet süreçlerinin planlanması, yürütülmesi, duyurulması; düzenlenen ve desteklenen etkinlikler ile üyelik hak ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması, aidat ve etkinlik ödemelerinin tahsili, mal ve hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi talep, şikâyet ve başvuruların değerlendirilmesi ve yanıtlanması; istatistiksel çalışmaların yapılabilmesi, raporlama ve denetleme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, hukuki süreçlerin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

·       İletişim Bilgileri: İkametgâh/Çalışılan Kurum/İşyeri adres bilgileri, telefon numaraları, elektronik posta adresi, faks numarası veya diğer iletişim kanallarına ilişkin bilgiler.

o   Amaç: Dernek üyeliğine ilişkin mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, ilgili defter ve kayıtların tutulması, Dernek faaliyet süreçlerinin planlanması, yürütülmesi, duyurulması; düzenlenen ve desteklenen etkinlikler ile üyelik hak ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması; talep, şikâyet ve başvuruların yanıtlanması; Dernek içi iletişim ve iş birliğinin güçlendirilmesi, hukuki süreçlerin yürütülmesi; yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

·       Eğitim ve Mesleki Bilgiler: Okul/eğitim bilgileri; öğrenim durumu,Uzmanlık alanı, unvan, çalışılan kurum, AO Kurs katılım belgesi, yayınlar.

·       Amaç: Dernek üyeliğine ilişkin mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi;   Dernek faaliyet süreçlerinin planlanması, yürütülmesi, duyurulması; istatistiksel çalışmaların yapılabilmesi, talep, şikâyet ve başvuruların değerlendirilmesi ve yanıtlanması; hukuki süreçlerin yürütülmesi; yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesiFinansal Bilgiler: Banka hesap ve kredi kartı bilgileri.

o   Amaç: Dernek üyeliğine ilişkin mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, ilgili defter ve kayıtların tutulması, aidat ve etkinlik ödemelerinin tahsili, mal ve hizmet alım-satım süreçlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, Dernek faaliyet süreçlerinin planlanması, yürütülmesi, denetlenmesi; hukuki süreçlerin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi

·       Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Vesikalık fotoğraf

*Amaç : Dernek üyeliğine ilişkin mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

·       Özel Nitelikli Veriler: AO International üyelik durumu.

o   Amaç: Asli üyelik statüsünün devamlılığının kontrolü.

·       Referans Bilgileri: Öneren iki asli üyenin adı ve soyadı.

o   Amaç: Dernek üyeliğine ilişkin mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Dernek üyeliği ile niteliğine göre gerektirdiğinde diğer başvuru ve taleplerin değerlendirilebilmesi.

2. Etkinlik Katılımcıları (Kurs, Seminer, Kongre)

·       Kimlik, İletişim ve Görsel Kayıtlar: İsim, e-posta, etkinliklerde çekilen fotoğraflar.

Amaç: Yasal mevzuat kapsamındaki yükümlülükler de dahil olmak üzere hukuksal/sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi, organizasyonel aktivitelere ilişkin hizmet temin süreçlerinin yürütülmesi, etkinliğin ve ödemelerin gerçekleştirilmesinin sağlanması, etkinlik alanının düzenlenmesi, katılımcıların belirlenmesi, raporlama ve istatistiksel çalışmaların yapılabilmesi, katılımcı kitlesinin analizi, daha sonraki etkinlikler için fikir oluşturulması, yaka kartı ya da katılımcı listelerinin oluşturulması, doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması, toplantıya katılımın teyidi, güvenliğin sağlanması, hukuki süreçlerin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

3. İnternet Sitesi Ziyaretçileri

          * Kimlik Verisi (Sitede Yer Alan Formların Doldurulması Halinde): Ad-Soyad

* Amaç: Talep/şikâyet ve başvuruların takibi/cevaplanması, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması, hukuki süreçlerin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

* İletişim Verisi (Sitede Yer Alan Formların Doldurulması Halinde): Telefon      Numarası, e-posta adresi

* Amaç: Talep/şikâyet ve başvuruların takibi/cevaplanması, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması, hukuki süreçlerin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

* İşlem Güvenliği Verisi: IP Adresi, Hedef IP/Alan Adı Kayıtları, Cihaz IMEI Numarası, Cihaz MAC Adresi, Diğer Trafik Verileri (örn. bağlantı zamanı/süresi, iletişim miktarı vb.) İnternet sitesi giriş-çıkış logları, çerez Kayıtları

* Amaç : Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, talep /şikâyet ve başvuruların takibi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini, doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması, hukuki süreçlerin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

3. Hizmet Alınanlar/Tedarikçi Yetkilileri

* Kimlik Bilgileri: İsim, soy isim, cinsiyet, uyruk bilgisi, T.C. kimlik numarası/ yabancı kimlik numarası, kimlik kartı bilgileri, imza vb.

* Amaç : Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, teklif ve sözleşmelere ilişkin seçim ve müzakere süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, tedarik yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, süreçlerin denetimi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi, doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması, hukuki süreçlerin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

* İletişim Bilgileri: İkametgâh/Çalışılan Kurum/İşyeri adres bilgileri, telefon numaraları, elektronik posta adresi, faks numarası veya diğer iletişim kanallarına ilişkin bilgiler

* Amaç : Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, teklif ve sözleşmelere ilişkin seçim ve müzakere süreçlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, tedarik yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, süreçlerin denetimi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi, doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması, hukuki süreçlerin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

* Finansal Bilgiler: Banka bilgileri

* Amaç : Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, süreçlerin denetimi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, ürün / hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi, doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması, hukuki süreçlerin yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

Kişisel Verilerinizin Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel Verileriniz, Derneğimizle olan ilişkiniz çerçevesinde fiziki olarak veya  Dernek web sitesi üzerinden doldurulan başvuru formları, sözleşmeler, fiziki/elektronik olarak ilettiğiniz belgeler aracılığıyla; ayrıca Dernek faaliyetlerine katılımınız ya da başvuru/talep/şikayetleriniz kapsamında tarafınızdan ya da üçüncü kişilerden ve yasal mercilerden elde edilmiş/elde edilebilecek olan  belgeler, basılı formlar, elektronik ortamdaki formlar, telefon ve elektronik ortamlar, yüz yüze görüşme süreçleri, yazılı ve sözlü iletişim kanalları, hukuki belge ve tebligatlar,  çevrimiçi web sitesi, kendi sitemiz veya üçüncü taraflarca yaratılan çerezler, site kullanımı ölçüm sistemleri ve tarafınızdan sunulan/beyan edilen diğer belgeler vasıtasıyla toplanmaktadır.

Bu kapsamda söz konusu verilerin toplanmasının temel nedeni ilgili mevzuat düzenlemeleri olup; kişisel verileriniz Derneğimizin çeşitli faaliyetleri kapsamında kanunlarda açıkça öngörülmesi, KVKK’nın 5/2(c) maddesi gereği bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,  KVKK’nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan Derneğimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması; Dernek faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla KVKK’nın 5/2(e) maddesi gereği hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve ayrıca KVKK’nın 5/2(f) maddesi gereği yukarıda sayılan veri sahiplerinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Derneğin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki nedenleri kapsamında işlenmektedir.

Kişisel Verilerinizin Aktarımı

Toplanan kişisel verileriniz KVKK ve Kurul tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlar dahilinde ve yukarıda yer alan amaçlar doğrultusunda; Dernek faaliyetlerimizin mevzuata uygun olarak sürdürülebilmesi, destek hizmetleri alınması, yasal ve sözleşmesel yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi, Derneğimiz haklarının tesisi, kullanılması veya korunması, hukuk işlerinin takibi ve Derneğimizin meşru menfaatlerinin korunması amacıyla; temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, derneğimizin hizmet aldığı aracı kuruluşlar, bilgi teknolojileri ve organizasyon firmaları ve tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumlarına, yasal takip süreçleriyle ilgili zorunlu kişi ve kurumlara ve yetkili gerçek ve tüzel kişilere aktarılabilecektir.

Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Derneğimiz, KVKK’nun 7.maddesi çerçevesinde kişisel verileri ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Derneğimiz öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Bu çerçevede, ilgili verinin saklanmasının, KVKK’nın 5. ve 6. maddesinde kişisel verilere ve özel nitelikli kişisel verilere ilişkin olarak öngörülen hukuka uygunluk sebepleri kapsamında değerlendirilmesi halinde, bu hukuka uygunluk sebeplerine istinaden ilgili kişisel verilere ilişkin saklama süreleri tespit edilir. Kişisel verilerin imha süreci, Dernek tarafından her bir ilişkiye uygun olarak ilgili mevzuat gözetilerek belirlenmiş olan saklama süreleri doğrultusunda yürütülmektedir. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler, Derneğimiz tarafından Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası da göz önüne alınarak ve belirlenmiş olan periyodik imha sürelerinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Saklama süresine ilişkin mevzuatta bir süre öngörülmeyen ve işleme amacı olmayan verileriniz silinmesine dair talepte bulunmanız halinde ise derhal veya en geç 6 ay içerisindeki ilk periyodik imha sürecinde silinir.

Kişisel Veri Sahibi Olarak Haklarınız

KVKK madde 11 uyarınca, kişisel verilerinize ilişkin olarak veri sahibi sıfatıyla sahip olduğunuz haklar;

♦ Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

♦ Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

♦ Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

♦ Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

♦ Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

♦ KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

♦ İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

♦ Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kurul’un belirlediği diğer yöntemler saklı kalmak üzere kişisel verilerinize ilişkin hak taleplerinizi, kimliğinizi doğrulayıcı belgelerle birlikte “Bayraktar Mah. İkizdere Sok. No:21/12 Çankaya/Ankara” adresine noter kanalıyla ya da elden iletebilirsiniz.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak veya işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” ile belirlenen ücret alınarak sonuçlandırılacaktır.

Kişisel verileriniz işlenmesi ile ilgili daha detaylı bilgiye ve bilgi edinme başvuru formuna Derneğimizin https://www.aotraumaturkiye.com/ adresli internet sitesinden ulaşabilirsiniz.